KVKK Aydınlatma Metni

Turkuaz Cimnastik Spor Kulübü ("Kulüp"), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında kişisel verilerin güvenliğine ve özellikle çocuk sporcuların mahremiyetine önem verir. Bu aydınlatma metni; kulüp sporcularını, velileri ve yasal temsilcileri, sporcu adaylarını, internet sitesi ziyaretçilerini ve kulübümüzle iletişim kuran kişileri kişisel veri işleme faaliyetlerimiz hakkında bilgilendirmektedir.

1. Veri sorumlusunun kimliği

Kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusu Turkuaz Cimnastik Spor Kulübüdür. Kulübümüzün resmî tebligat adresi ve güncel iletişim kanallarına web sitemizin İletişim bölümünden ulaşabilir; KVKK kapsamındaki başvurularınızı bu kanallar aracılığıyla iletebilirsiniz.

2. İşlenebilecek kişisel veri kategorileri

• Kimlik ve iletişim: Sporcu adı-soyadı, doğum bilgileri, yaş grubu, veli/yasal temsilcinin kimlik ve iletişim bilgileri; mevzuat veya federasyon işlemleri gerektiriyorsa T.C. kimlik numarası.
• Spor ve eğitim: Branş, üyelik, antrenman programı, katılım ve devam durumu, lisans, yarışma, derece ve sportif gelişim kayıtları.
• Mali ve hukuki: Sözleşme, tahsilat, fatura, ödeme, başvuru ve şikâyet kayıtları.
• Görsel ve işitsel: Antrenman, gösteri, etkinlik veya yarışmalarda oluşturulan fotoğraf, video ve ses kayıtları; bulunması hâlinde tesis güvenlik kamerası görüntüleri.
• Dijital: İnternet sitesi üzerinden iletilen talepler, bağlantı ve güvenlik kayıtları, zorunlu çerezler ve uygun tercih veya hukuki dayanak mevcutsa isteğe bağlı çerez verileri.
• Özel nitelikli kişisel veriler: Yalnızca ihtiyaç duyulması ve KVKK m.6 kapsamındaki şartların sağlanması hâlinde, sağlık raporu ve sporcu güvenliği için zorunlu olan sınırlı sağlık bilgileri.

3. Kişisel veri işleme amaçları

Sporcu kaydı ve veli iletişiminin yürütülmesi; antrenman, ders, etkinlik ve organizasyonların planlanması; lisans, federasyon ve yarışma işlemlerinin gerçekleştirilmesi; sportif ve tesis güvenliğinin sağlanması; mali ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi; başvuru ve taleplerin cevaplandırılması; bilgi sistemlerinin korunması; gerekli hukuki dayanak bulunduğunda kulüp faaliyetlerinin ve başarılarının duyurulması.

4. Kişisel verilerin toplanma yöntemi

Kişisel veriler; sporcu kayıtları, yazılı veya elektronik başvurular, telefon, e-posta, mesajlaşma, kulüp içi ders ve yarışmalar, internet sitesi, ilgili resmî belgeler ve bulunması hâlinde tesis güvenlik sistemleri aracılığıyla fiziksel veya elektronik ortamda toplanabilir.

5. Kişisel veri işlemenin hukuki sebepleri

Kişisel veriler, işleme faaliyetine göre KVKK m.5 kapsamında sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat veya gerekli hâllerde açık rıza hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Sağlık bilgileri gibi özel nitelikli kişisel veriler için ayrıca KVKK m.6’daki şartlar gözetilir.

6. Kişisel verilerin aktarılabileceği kişi ve kuruluşlar

Kişisel veriler, gerekli ve ölçülü olmak şartıyla yetkili kamu kurumlarına, ilgili spor federasyonlarına, lisans ve yarışma organizasyonu yetkililerine, hukuki veya mali hizmet sağlayıcılarına ve teknik altyapı hizmeti sunan taraflara aktarılabilir. Sporculara ait görüntülerin kamuya açık ortamlarda yayımlanması ayrıca değerlendirilir ve geçerli hukuki sebep olmaksızın gerçekleştirilmez.

7. Kişisel verilerin yurt dışına aktarılması

İnternet sitesi barındırma, bulut, video, sosyal medya veya analiz hizmetleri nedeniyle yurt dışına kişisel veri aktarılması söz konusu olduğunda KVKK m.9 kapsamında geçerli aktarım şartları ve gerekli güvenceler uygulanır.

8. Çocuk sporcuların ve sağlık bilgilerinin korunması

18 yaş altındaki sporcularla ilgili işlemlerde çocuğun üstün yararı, veri minimizasyonu, yaşa uygun bilgilendirme ve yasal temsilcinin yetkisi gözetilir. Sporcuların adres, kimlik numarası, özel telefon bilgisi, sağlık raporu ve güvenliklerini riske atabilecek kişisel ayrıntıları kamuya açık tanıtım içeriklerinde paylaşılmaz. Mahrem alanlarda görüntü kaydı yapılmaz.

9. Veri güvenliği, saklama ve imha

Kişisel verilere erişim görev ve yetkilerle sınırlandırılır. Kayıtlar, amacın gerektirdiği süre ve yürürlükteki mevzuatta öngörülen saklama süreleri boyunca muhafaza edilir. Saklama süresi dolan ve işlenmesini gerektiren hukuki sebebi kalmayan veriler, mevzuata uygun biçimde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Veri türlerine ilişkin süreler aşağıdaki “Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası” bölümünde açıklanmaktadır.

10. İlgili kişilerin hakları

KVKK m.11 uyarınca kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse bilgi talep etme; işleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini ve şartları varsa silinmesini veya yok edilmesini isteme; kanuni koşullarda itiraz ve zararınızın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Başvurularınızı web sitemizin İletişim bölümünde belirtilen kanallar aracılığıyla yapabilirsiniz. Başvurular, kanuni usule uygun olarak kural olarak en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası

Turkuaz Cimnastik Spor Kulübü, kişisel verileri toplama amaçları için gerekli süreyle sınırlı tutar. Mevzuatta özel saklama süresi belirlenen kayıtlar bu sürelere tabidir. Diğer veriler için işleme amacı, veri türü ve ilgili kişilerin hakları esas alınarak aşağıdaki saklama süreleri uygulanır.

• Vergi mevzuatına tabi defter ve belgeler — 5 takvim yılı. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu m.253; ilgili yılı izleyen takvim yılı başından itibaren.
• Ticari defter ve belgeler (TTK m.82 kapsamındaysa) — 10 yıl. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu m.82 kapsamındaki kayıtlar için.
• SGK kapsamında tutulması gereken işyeri kayıtları — 10 yıl. 5510 sayılı Kanun m.86 kapsamında; ilgili yılı izleyen yıl başından itibaren.
• Silme, yok etme veya anonimleştirme işlem kayıtları — en az 3 yıl. İlgili İmha Yönetmeliği m.7/3 uyarınca; daha uzun yükümlülükler saklıdır.
• Potansiyel sporcu bilgi talepleri — 180 gün. Son yazışmanın tamamlanmasından itibaren.
• Sonuçlanmayan ön kayıt ve deneme dersi başvuruları — 180 gün. Başvurunun kapatılmasından itibaren.
• Aktif sporcu ve veli iletişim kayıtları — üyelik süresince + 730 gün. Üyeliğin sona ermesinden itibaren; kanunen daha uzun saklanması gereken belgeler hariç.
• Antrenman katılım ve devam kayıtları — program bitiminden itibaren 365 gün. Bir uyuşmazlık veya federasyon yükümlülüğü bulunmadıkça.
• Federasyon ve lisans işlemlerinin yardımcı kopyaları — işlem bitiminden itibaren 730 gün. Mevzuat veya federasyon daha uzun süre gerektiriyorsa ilgili süre uygulanır.
• Geçici ve zorunlu olmayan sağlık / sakatlık kayıtları — ihtiyacın sona ermesinden itibaren 90 gün. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartları saklıdır.
• Tesis güvenlik kamerası kayıtları (varsa) — 30 gün. Olay veya hukuki uyuşmazlıkla ilgili kayıtlar gerekli olduğu süre boyunca ayrıca saklanabilir.
• İnternet sitesi teknik erişim ve güvenlik kayıtları — 90 gün. Özel mevzuat veya sağlayıcı yükümlülükleri saklıdır.
• Yayımlanmamış ham fotoğraf ve video kayıtları — çekimden itibaren 365 gün. İşleme amacı daha önce sona ererse beklenmeden silinir.
• Fotoğraf/video izin ve geri alma kayıtları — iznin sona ermesinden itibaren 3 yıl. Hukuki talepler veya daha uzun kanuni saklama yükümlülükleri saklıdır.
• Çerez tercih geçmişi — son tercihten itibaren 365 gün. Tercih ve rıza kayıtları, kullanılan teknik altyapıya uygun şekilde saklanır.

Sürelerin hesaplanması

Bu politikada belirtilen 90, 180, 365 ve 730 gün, ilgili başlangıç tarihinden itibaren hesaplanan gün sayılarını ifade eder. Mevzuatta “5 yıl” veya “10 yıl” olarak öngörülen süreler ise ilgili kanunun takvim ve başlangıç kurallarına göre hesaplanır. Bir kayıt birden fazla hukuki saklama yükümlülüğüne tabi olduğunda uygulanabilir en uzun zorunlu süre esas alınır.

Verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonimleştirilmesi

İşlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında veriler, ilgili mevzuat kapsamında silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. İmha politikası hazırlama yükümlülüğü bulunan veri sorumlularında periyodik imha aralığı en fazla 6 ay olarak belirlenir; bu yükümlülük altında olmayan veri sorumluları, resen imha yükümlülüğünün doğduğu tarihi izleyen 3 ay içinde gerekli işlemleri gerçekleştirir. Silme veya yok etme talepleri ayrıca KVKK kapsamında değerlendirilir.

Fotoğraf ve video kullanımına ilişkin ayrıntılar için Fotoğraf, Video ve Sporcu Görüntülerinin Kullanımı, çerezler için Çerez Politikası sayfalarına bakabilirsiniz.